淺談現代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理
【摘要】步入新世紀以來，市場經濟競爭日益嚴峻，為了應對競爭白熱化的市場，企業(yè)紛紛轉變了原有企業(yè)管理模式，進入現代化管理模式。企業(yè)在經歷了近20年的發(fā)展后，不斷的完善了自身的管理制度，而這個發(fā)展過程中，對企業(yè)在信息來源、企業(yè)發(fā)展、制度完善起到關鍵作用的是企業(yè)的檔案管理�，F代企業(yè)發(fā)展中，很多企業(yè)對企業(yè)的檔案管理不足夠重視，本文就現代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理進行研究分析。
【關鍵詞】現代企業(yè) 企業(yè)制度 企業(yè)檔案管理 檔案研究
企業(yè)檔案管理在企業(yè)運轉過程中起到的作用很重要，一個企業(yè)的發(fā)展歷程在企業(yè)檔案中被記錄的清清楚楚，特別是技術創(chuàng)新、企業(yè)改革等重要措施也會被企業(yè)檔案記錄在案，企業(yè)的銷售、進貨渠道等等統(tǒng)統(tǒng)會在企業(yè)檔案信息中出現，所以企業(yè)檔案管理在現代企業(yè)制度下有著舉足輕重的作用。
一、現代企業(yè)檔案管理核心職能
在過去的企業(yè)模式管理制度中，企業(yè)檔案管理的職能主要圍繞行政管理部門開展的，進入現代企業(yè)管理制度后，核心變更為以資產為紐帶的企業(yè)資產檔案的管理，通過企業(yè)資產的比重來確定資產檔案管理的隸屬關系，企業(yè)可以自由選擇符合企業(yè)發(fā)展需要的檔案管理模式，其最終要將企業(yè)在經營活動中的資產劃分以及權責變化的檔案資料作為檔案管理職能的核心部分。
二、現代企業(yè)檔案管理的準則
真實性、系統(tǒng)性、全面性、有效性四部分為現代企業(yè)檔案管理的準則，這四部分相互優(yōu)化互相結合，其能夠快速、有效的為企業(yè)的發(fā)展提供全面信息保障。
(一)真實性
現代企業(yè)能否做出正確的商業(yè)決策取決于企業(yè)檔案管理能否為企業(yè)提供正確、真實的信息，如果企業(yè)檔案管理中出現虛假信息，會直接對企業(yè)的決策和企業(yè)本身造成嚴重損失。因此，在企業(yè)進行的檔案管理時，要將信息進行核實、落實，保障信息來源的真實性、可靠性，充分排出虛假信息，為現代企業(yè)決策提供真實性信息有利于企業(yè)的決策和發(fā)展。
(二)系統(tǒng)性
現代企業(yè)檔案管理勢必要有自己的組織構架，不同的人員和部門應該有不同的職能或工作范圍，通過各自的職能將收集的文件、資料進行分類管理，這就是檔案管理系統(tǒng)性。現代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)化可以很大程度上提高企業(yè)辦公效率，同時能夠提高企業(yè)管理制度的清晰度和規(guī)范度，能夠在企業(yè)決策時更準確的查找、搜索到相關信息。系統(tǒng)化的檔案管理模式有利于提高信息準確利用，推動企業(yè)的戰(zhàn)略決策和工作效率。
(三)全面性
現代企業(yè)檔案管理工作的范圍與以往大不相同，在市場經濟新格局下，現代企業(yè)的交流貿易范圍極為廣闊，不再局限于國家、地理等范圍的影響，特別是在互聯網介入市場經濟的環(huán)境下，企業(yè)的貿易范圍實現了世界化，很多企業(yè)通過外貿公司將產品銷往海外，在這種范圍廣、復雜化的情況下，現代企業(yè)檔案管理工作更面對著挑戰(zhàn)性，企業(yè)檔案管理不再局限于原有的檔案收集范圍，其要對企業(yè)背景、企業(yè)文化、知識產權、商業(yè)秘密、外貿出口、當地法律法規(guī)、企業(yè)信用等方面進行全面性的收集，這樣才能夠為現代企業(yè)的發(fā)展和貿易提供保障性服務。
(四)有效性
現代企業(yè)檔案管理在收集信息時，需要注意信息的有效性。信息的有效性極為重要，通常分為信息時間有效率以及價值有效性。
(1)時間有效性�，F代企業(yè)已經步入互聯網時代，企業(yè)的需求或者招標上通常會在互聯網進行發(fā)布，如果有企業(yè)在互聯網上發(fā)布需求或者招標公文時，企業(yè)檔案管理在第一時間進行信息采集，提供給銷售部，有利于銷售部門更快的找到意向客戶，可以促使企業(yè)快速銷售產品，為企業(yè)在銷售方面掙得優(yōu)勢。
(2)價值有效性。當企業(yè)檔案管理在收集信息時，會進行大范圍信息收集，在收集到的信息中要進行分類塞選，對于有價值的信息資料進行保存，對于無效信息應該進行排除，這樣既不浪費儲存資源又能夠在利用時提供有價值的信息，是充分發(fā)揮檔案管理價值的體現。
三、現代企業(yè)檔案管理工作中存在的理由
(一)企業(yè)檔案管理工作不被重視
在企業(yè)的發(fā)展過程中，企業(yè)的檔案管理工作并不與企業(yè)的經濟效益有直接聯系，很多企業(yè)在看待檔案管理工作時，皆認為此工作可有可無，實則是因為大家對企業(yè)檔案管理工作缺乏認識，并不了解企業(yè)檔案管理工作在現代企業(yè)中的重要性。很多工作人員因為檔案管理工作不受重視，在工作中沒有了責任感、沒有了奉獻精神，再加上工作人員在信息收集工作上的知識缺乏，更不能發(fā)揮企業(yè)檔案管理工作在現代企業(yè)中的重要性。
(二)檔案管理理念、工作方式落后，危害企業(yè)自身安全
當前企業(yè)已經步入互聯網時代，很多企業(yè)中檔案管理機構的工作人員仍然是通過人際關系來獲得信息，而這種信息的真實性、有效性并不能夠被充分利用。還有的企業(yè)對企業(yè)檔案管理上的資源投入甚少，很多企業(yè)檔案管理工作的工作人員是有辦公室勤雜人員兼任，這些人員在變動上較為頻繁，所以他們掌握的各種信息來源都會導致檔案信息混亂，編錯號、蓋錯章、信息不準確、假信息等理由在很多企業(yè)層出不窮。也正是為此企業(yè)對檔案管理工作的資源投入更為少之又少。同時，因為內勤人員的更換還有可能將企業(yè)自身的商業(yè)秘密對外透露，會極大的造成企業(yè)自身的損失�；ヂ摼W時代的來臨，企業(yè)檔案管理應該由原來的紙質媒介向信息智能化網絡轉變，而很多企業(yè)仍然停留在大量紙質資料的收集和整理上，在企業(yè)作決策時不能夠充分的提供詳盡資料，甚至因為紙質資料發(fā)霉而導致信息缺失。有的企業(yè)實現了電腦辦公數字化，但因為紙質資料不能詳盡的儲存到數字化電子檔案中，而造成企業(yè)利用率大大的降低，不集中、不完善的資料對企業(yè)的發(fā)展具有極大的不利因素。
四、結束語
現代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理工作的存在是極為重要的，企業(yè)檔案管理工作雖然不與企業(yè)的經濟效益有直接聯系，但是在信息時代的背景下，企業(yè)在面對市場經濟激烈競爭的環(huán)境下，企業(yè)檔案管理工作能夠使企業(yè)突破惡劣的市場競爭環(huán)境，能夠為企業(yè)的產品提供新型技術的創(chuàng)新信息，能夠為企業(yè)在市場中謀得一席之地，同時，也為企業(yè)在重大決策時提供有力的信息保障。
參考文獻：
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[2]郭德洪.王強.現代企業(yè)檔案管理新理念[J].中國檔案，2012，(4).
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