幫你統(tǒng)籌時間管理技巧

　　在這個快節(jié)奏的時代，我們每個人都在為時間而奔波，常常感嘆時間不夠用。如果告訴你，通過一些簡單而有效的時間管理技巧，可以讓你的一天效率翻倍，下面分享統(tǒng)籌時間管理技巧，歡迎參考！

　　時間管理技巧

　　你是否有過這樣的經(jīng)歷：某一天，你雄心勃勃地準(zhǔn)備把手底下的事清理干凈，可到頭來卻一事無成？也許每個人都曾有過這樣的經(jīng)歷，但在某些人身上表現(xiàn)得格外明顯。時間管理可以幫助你把每一天、每一周甚至每個月的時間進(jìn)行有效的合理安排。運用這些時間管理技巧幫你統(tǒng)籌時間，對于每個人來說都是非常重要的。

　　組織技巧相對于其他技巧來說是最簡單的一種。比如，所有的時間管理建議都包括在一些表格當(dāng)中，在表格中你需要把你想要完成的任務(wù)填進(jìn)去。對很多人來說，這是最簡單和普通的了。當(dāng)然，制表格和填表對一些人來說是有困難的。這是一個天份問題，與一個人的邏輯能力、空間想象力、創(chuàng)造力和抽象思維能力無關(guān)。時間管理需要一定的訓(xùn)練，如果你沒有準(zhǔn)備好接受專門訓(xùn)練的話，你將不能成為一個優(yōu)秀的時間管理者。

　　下面我把自己總結(jié)出來的十大時間管理方法介紹給您。值得注意的是，我沒有稱之為“最好的方法”。不過這些方法對我是有幫助的，希望對您也能有所幫助。

　　1、每天清晨把一天要做的事都列出清單如果你不是按照辦事順序去做事情的話，那么你的時間管理也不會是有效率的。在每一天的早上或是前一天晚上，把一天要做的事情列一個清單出來。這個清單包括公務(wù)和私事兩類內(nèi)容，把它們記錄在紙上、工作簿上、你的PDA或是其他什么上面。在一天的工作過程中，要經(jīng)常地進(jìn)行查閱。舉個例子，在開會前十分鐘的時候，看一眼你的事情記錄，如果還有一封電子郵件要發(fā)的話，你完全可以利用這段空隙把這項任務(wù)完成。當(dāng)你做完記錄上面所有事的時候，最好要再檢查一遍。如果你和我有同樣的感覺，那么，在完成工作后通過檢查每一個項目，你體會到一種滿足感。

　　2、把接下來要完成的工作也同樣記錄在你的清單上在完成了開始計劃的工作后，把下來要做的事情記錄在你的每日清單上面。如果你的清單上在內(nèi)容已經(jīng)滿了，或是某項工作可以轉(zhuǎn)過天來做，那么你可以把它算作明天或后天的工作計劃。你是否想知道為什么有些人告訴你他們打算做一些事情但是沒有完成的原因嗎？這是因為他們沒有把這些事情記錄下來。如果我是一個管理者，我不會三翻五次地告訴我的員工我們都需要做哪些事情。我從不相信他們的記憶力。如果他們沒帶紙和筆，我會借給他們，讓他們要完成的工作和時間期限記錄下來。

　　3．對當(dāng)天沒有完成的工作進(jìn)行重新安排現(xiàn)在你有了一個每日的工作計劃，而且也加進(jìn)了當(dāng)天要完成的新的工作任務(wù)。那么，對一天下來那些沒完成的工作項目又將做處置呢？你可以選擇將它們順延至第二天，添加到你明天的工作安排清單中來。但是，希望你不要成為一個辦事拖拉的人，每天總會有干不完的事情，這樣，每天的任務(wù)清單都會比前一天有所膨脹。如果的確事情重要，沒問題，轉(zhuǎn)天做完它。如果沒有那么重要，你可以和與這件事有關(guān)的人講清楚你沒完成的原因。

　　4、記住應(yīng)赴的約會使用你的記事清單來幫你記住應(yīng)赴的約會，這包括與同事和朋友的約會。以我的經(jīng)驗看，工作忙碌的人們失約的次數(shù)比準(zhǔn)時赴約的次數(shù)還多。如果你不能清楚地記得每件事都做了沒有，那么一定要把它記下來，并借助時間管理方法保證它的按時完成。如果你的確因為有事而不能赴約，可以提前打電話通知你的約會對象。

　　5、制一個表格，把本月和下月需要優(yōu)先做的事情記錄下來具我所知很多人都開始制定每一天的工作計劃。那么有多少人會把他們本月和下月需要做的事情進(jìn)行一個更高水平的籌劃呢？除非你從事的是一項交易工作，它的時間表上總是近期任務(wù)，你經(jīng)常是在每個月末進(jìn)行總結(jié)，而月初又開始重新安排籌劃。對一個月的工作進(jìn)行列表規(guī)劃是時間管理中更高水平的方法，再次強調(diào)，你所列入這個表格的一定是你必須完成不可的工作。在每個月開始的時候，將上個月沒有完成而這個月必須完成的工作添加入表。

　　6、把未來某一時間要完成的工作記錄下來你的記事清單不可能幫助提醒你去完成在未來某一時間要完成的工作。比如，你告訴你的同事，在兩個月內(nèi)你將和他一起去完成某項工作。這時你就需要有一個辦法記住這件事，并在未來的某個時間提醒你。我一般是用一個電子日歷，因為很多電子日歷都有提醒功能。其實為了保險起見，你可以使用多個提醒方法，一旦一個沒起作用，另一個還會提醒你。

　　7、保持桌面整潔我從不相信一個把自已工作環(huán)境弄得亂糟糟人會是一個優(yōu)秀的時間管理者。同樣的道理，一個人的臥室或是辦公室一片狼藉，他也不會是一個優(yōu)秀的時間管理者。因為一個好的時間管理者是不會花很長時間在一堆亂文件中找出所需的材料的。

　　8、把做每件事所需要的文件材料放在一個固定的地方隨著時間的過去，你可能會完成很多工作任務(wù)，這就要注意保持每件事的有序和完整。我一般會把與某一件事有關(guān)的所有東西放在一起，這樣當(dāng)我需要時查找起來非常方便。當(dāng)我徹底完成了一項工作時，我會把這些東西集體轉(zhuǎn)移到另一個地方（參閱方法9）。

　　9、清理你用不著的文件材料也許你會感到吃驚，在過去的十年中，我只有一個裝文件的抽屜，那里有我這些年所有的工作文件。我總是把新用完的工作文件放在抽屜的最前端，當(dāng)抽屜被裝滿的時候，我會清除在抽屜最后面的文件。換句話說，我總是保持有一個抽屜的文件，總量不會超出這個范圍。有的人會把所有的文件都保留著，這些沒完沒了的文件材料最后會成為無人問津的廢紙，很多文件可能都不會再被人用到。我在這里所提到的文件材料并不包括你的工作手冊或是必需的參考資料，而是那些用作積累的文件。當(dāng)然，有的時候，我也會去查找用過的文件，它們雖然經(jīng)過了我的清理，但原稿我會一直保留在計算機里。

　　10．定期備份并清理計算機我對保存在計算機里的文件的處理方法也和上面所說的差不多。我猜想，你保存在計算機里的95％的文件打印稿可能還會在你的手里放三個月。我定期地備份文件到光盤上，并馬上刪除機器中不再需要的文件。

　　8 種時間管理方法

　　一、四象限法則：分清輕重緩急，不被瑣事綁架

　　面對繁雜的任務(wù)，很多人習(xí)慣 “撿到什么做什么”，結(jié)果把大量時間浪費在無關(guān)緊要的事上，重要工作反而被拖延。四象限法則將任務(wù)按 “緊急” 和 “重要” 分為四類：緊急且重要（如突發(fā)項目問題）、重要不緊急（如長期目標(biāo)規(guī)劃）、緊急不重要（如臨時會議通知）、不緊急不重要（如刷短視頻、閑聊）。

　　高效的人會優(yōu)先處理 “重要不緊急” 的事，提前規(guī)劃、穩(wěn)步推進(jìn)，避免其變成 “緊急且重要” 的突發(fā)任務(wù)；對于 “緊急不重要” 的事，盡量委托他人或壓縮時間處理；而 “不緊急不重要” 的事，直接果斷拒絕或減少投入。四象限法則的核心，是讓你從 “被動應(yīng)對” 轉(zhuǎn)向 “主動掌控”，把時間用在真正能創(chuàng)造價值的事上。比如每天早上花 10 分鐘梳理任務(wù)，按象限分類，就能清晰知道當(dāng)天該聚焦哪些工作，避免被瑣事牽著走。

　　二、番茄工作法：專注當(dāng)下，告別拖延

　　“任務(wù)太難，先玩會兒手機再做”“剛做 5 分鐘，就忍不住刷下消息”…… 拖延的根源，往往是 “對復(fù)雜任務(wù)的恐懼” 和 “注意力的分散”。番茄工作法用 “短時間專注 + 短暫休息” 的模式，幫你快速進(jìn)入狀態(tài)：設(shè)定 25 分鐘為一個 “番茄鐘”，期間只專注于一件事，不被任何干擾打斷；完成一個番茄鐘后，休息 5 分鐘；累計 4 個番茄鐘，再進(jìn)行一次 20-30 分鐘的長休息。

　　這種方法能幫你把 “龐大的任務(wù)” 拆解成 “可快速完成的小單元”，減少心理壓力，同時通過 “明確的時間限制” 強迫自己專注。比如寫一份方案時，用番茄工作法設(shè)定 “25 分鐘梳理框架”“25 分鐘填充內(nèi)容”，效率會比 “無規(guī)劃地拖延半天” 高得多。番茄工作法的關(guān)鍵，是 “拒絕中途打斷”—— 哪怕任務(wù)沒做完，也先結(jié)束當(dāng)前番茄鐘，休息后再繼續(xù)，這樣才能培養(yǎng)專注的習(xí)慣。

　　三、艾森豪威爾矩陣：聚焦核心目標(biāo)，拒絕無效忙碌

　　和四象限法則類似，艾森豪威爾矩陣更強調(diào) “以目標(biāo)為導(dǎo)向”，幫你篩選出 “真正值得做的事”。它將任務(wù)按 “影響程度” 和 “緊急程度” 劃分，核心原則是：“重要且緊急” 的事立即做，“重要不緊急” 的事計劃做，“緊急不重要” 的事授權(quán)做，“不緊急不重要” 的事刪除做。

　　區(qū)別于四象限法則，艾森豪威爾矩陣更注重 “長期目標(biāo)與任務(wù)的關(guān)聯(lián)”—— 判斷一件事是否 “重要”，要看它是否能幫你接近長期目標(biāo)。比如你的長期目標(biāo)是 “3 年內(nèi)晉升經(jīng)理”，那么 “學(xué)習(xí)管理知識”“積累項目經(jīng)驗” 就是 “重要不緊急” 的事，需要優(yōu)先規(guī)劃；而 “幫同事打印文件”“處理臨時的無關(guān)咨詢” 則屬于 “緊急不重要” 的事，可委托他人或設(shè)定固定時間處理。艾森豪威爾矩陣能幫你跳出 “每天被緊急事填滿” 的怪圈，確保每一份時間投入，都在為核心目標(biāo)鋪路。

　　四、時間塊管理法：給時間 “分區(qū)”，避免混亂低效

　　很多人工作時 “想到什么做什么”，剛寫了兩行報告，就去回復(fù)消息，接著又被臨時會議打斷，最后一整天下來，沒完成幾件事。時間塊管理法的核心，是 “提前給一天的時間劃分‘區(qū)塊’，每個區(qū)塊只做一類事”。

　　比如將一天分為：9:00-10:30 “深度工作時間”（處理重要方案、寫報告），10:45-11:30 “溝通時間”（回復(fù)消息、開短會），14:00-15:30 “學(xué)習(xí)時間”（補充專業(yè)知識），15:45-17:00 “雜事處理時間”（整理文件、對接瑣事）。每個時間塊結(jié)束后，短暫休息 2-3 分鐘，再進(jìn)入下一個區(qū)塊。時間塊管理法能幫你建立 “秩序感”，避免不同任務(wù)之間的切換消耗，讓每一段時間都有明確的目標(biāo)，大幅提升專注度和效率。

　　五、清單管理法：把 “想法” 落地，避免遺漏遺忘

　　“剛想起要做一件事，轉(zhuǎn)身就忘了”“任務(wù)太多，總擔(dān)心漏掉重要環(huán)節(jié)”…… 清單管理法能幫你把 “腦子里的想法” 變成 “清晰的行動清單”，讓任務(wù)一目了然，避免遺漏。

　　制作清單時，要注意 “具體、可執(zhí)行”：比如不說 “寫方案”，而說 “10:00 前完成項目方案框架，包含目標(biāo)、流程、預(yù)算 3 部分”；同時標(biāo)注 “優(yōu)先級” 和 “截止時間”，方便按順序推進(jìn)。每天早上花 5 分鐘列 “當(dāng)日任務(wù)清單”，完成一項就打勾，既能清晰看到進(jìn)度，也能通過 “打勾的成就感” 激發(fā)動力。清單管理法的本質(zhì)，是 “把大腦從‘記憶任務(wù)’中解放出來，專注于‘執(zhí)行任務(wù)’”，尤其適合任務(wù)繁雜、容易健忘的人。

　　六、帕累托法則（80/20 法則）：抓住關(guān)鍵，用 20% effort 獲 80% results

　　職場中，并非所有努力都能帶來同等回報：80% 的成果，往往來自 20% 的關(guān)鍵行動；80% 的時間，可能都在處理 20% 的核心任務(wù)。帕累托法則幫你找到 “高價值任務(wù)”，把精力聚焦在能帶來最大回報的事上。

　　比如做銷售時，80% 的業(yè)績可能來自 20% 的核心客戶，那么你就該把主要時間放在維護(hù)這些客戶、深挖需求上，而非平均用力在所有客戶身上；寫報告時，80% 的核心價值可能在 “結(jié)論和建議” 部分，那么你就該優(yōu)先打磨這部分內(nèi)容，而非在無關(guān)緊要的細(xì)節(jié)上浪費時間。帕累托法則的關(guān)鍵，是 “學(xué)會取舍”—— 放棄那些 “低價值、高消耗” 的事，把時間和精力投入到能產(chǎn)生 “復(fù)利效應(yīng)” 的關(guān)鍵任務(wù)中。

　　七、批量處理法：減少切換成本，提升效率

　　頻繁在不同類型的任務(wù)間切換，會消耗大量 “注意力成本”，導(dǎo)致效率低下。比如剛專注寫報告，突然回復(fù)消息，再回頭寫報告時，需要花幾分鐘才能重新進(jìn)入狀態(tài)。批量處理法的核心，是 “將同類任務(wù)集中處理”，減少切換次數(shù)。

　　比如每天固定兩個 “消息處理時間”（如 10:00 和 15:00），期間集中回復(fù)微信、郵件；每周固定一天 “文件整理時間”，集中歸檔、分類文件；每月固定一個 “會議總結(jié)時間”，集中梳理本月會議要點和待辦事項。批量處理法能幫你減少 “碎片化干擾”，讓注意力更集中，同樣的時間能處理更多同類任務(wù)。

　　八、復(fù)盤調(diào)整法：定期優(yōu)化，找到最適合自己的節(jié)奏

　　沒有一種時間管理方法是 “萬能的”，只有適合自己的才是最好的。復(fù)盤調(diào)整法要求你定期回顧 “時間使用情況”，分析哪些方法有效、哪些需要改進(jìn)，不斷優(yōu)化時間管理策略。

　　比如每天晚上花 5 分鐘復(fù)盤：“今天哪些任務(wù)按時完成了？哪些拖延了？為什么？”“時間塊管理法中，‘深度工作時間’是否足夠?qū)Ｗ�？是否需要調(diào)整時長？”；每周日晚上花 20 分鐘復(fù)盤：“本周的核心目標(biāo)是否達(dá)成？時間是否主要用在高價值任務(wù)上？下周需要新增哪些時間管理技巧？”復(fù)盤調(diào)整法的核心，是 “動態(tài)優(yōu)化”—— 時間管理不是 “一次性學(xué)會”，而是 “在實踐中不斷調(diào)整”，最終找到最適合自己的節(jié)奏和方法。

　　時間管理的本質(zhì)，不是 “擠壓時間做更多事”，而是 “合理分配時間，做更有價值的事”。以上 8 種方法，無需全部掌握，選擇 2-3 種適合自己的，從簡單的小事開始實踐：比如今天用清單管理法列一份任務(wù)清單，明天用番茄工作法專注完成一項核心任務(wù)。

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