數(shù)字檔案室實施方案
數(shù)字檔案室建設方案
根據(jù)紹興市檔案局《紹興市直部門、單位20**20**年數(shù)字檔案室建設工作計劃》，我辦擬于20**年12月前完成數(shù)字檔案室建設及申報和認定工作。為此項工作得到全面落實，特制定方案如下：
一、指導思想
以黨的十七屆四中全會、省委十二屆六次全會、市委六屆八次會議、全省和全市檔案工作會議精神為指導，以堅持科學發(fā)展，積極適應“四個變化”，實現(xiàn)“四個轉移”為重點，以加強檔案基礎業(yè)務建設和檔案隊伍建設，以人防發(fā)展和紹興經濟社會發(fā)展服務為目標，促進紹興人防事業(yè)的發(fā)展。
二、目的要求
按照紹興市檔案局關于開展數(shù)字檔案室建設工作的通知要求，我辦的數(shù)字檔案室建設要本著“少花錢，多辦事，辦好事”的原則，既要確保數(shù)字檔案室建成后的質量達到優(yōu)秀等級，又要確保我辦數(shù)字檔案室建設在20**年12月建成，為我辦檔案室省三級達標打好基礎。
三、方法步驟
具體分三個階段實施：
(一)準備階段(20**年3月20**年4月上旬)：
1、成立數(shù)字檔案室建設領導小組。
組 長：李幼興
副組長：李根法 傅仕法
成 員：何鐵峰、金近、任明、王韻芳、劉笑、張莘昕
領導小組下設四個工作小組，即綜合協(xié)調組、設備保障組、網(wǎng)絡建設組、檔案掃描組。傅仕法同志為綜合協(xié)調組組長，任明同志為設備保障組組長，何鐵峰同志為網(wǎng)絡建設組組長，金近同志為檔案掃描組組長。
2、明確分工：
(1)綜合協(xié)調組的主要任務：
�、儇撠煂嵤┯媱澋闹贫�
�、诮�(shù)字檔案室相關規(guī)章制度
�、圬撠煾鹘M之間的協(xié)調;負責與市檔案局的聯(lián)系
�、茇撠煍�(shù)字檔案室的申報和認定事宜
(2)設備保障組的主要任務：根據(jù)數(shù)字檔案室建設的需要配置設備設施。
(3)網(wǎng)絡建設組的主要任務：
�、賲f(xié)助綜合檔案室完成網(wǎng)絡原文版檔案管理軟件的安裝開通;
②協(xié)助綜合檔案室完成檔案室計算機與本辦辦公自動化系統(tǒng)的連接;
③啟用OA系統(tǒng)發(fā)文管理模塊中本辦電子文件的流轉;
�、馨凑照畔⒐_條例要求，在本辦互聯(lián)網(wǎng)上公布相關文件。
(4)檔案掃描組的主要任務：協(xié)助綜合檔案室完成目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建設。
(二)實施階段(20**年4月20**年11月)：
市檔案局《關于開展數(shù)字檔案室建設工作的通知》明確，市檔案局將對數(shù)字檔案室建設工作進行統(tǒng)一部署、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一指導，因此在實施階段，各組的職責就是根據(jù)市檔案局的統(tǒng)一部署開展各項工作，協(xié)調組負責數(shù)字檔案室建設工作的進度。
(三)申報和認定階段(20**年12月)：
整理數(shù)字檔案室建設的申報材料，起草數(shù)字檔案室建設認定報告，接受市檔案局的驗收和認定確保驗收認定達到優(yōu)秀等級。
附件：紹興市人防辦數(shù)字檔案室建設目標任務分解表
二○**年三月二十八日
附件：
紹興市人防辦數(shù)字檔案室建設目標任務分解表
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認定項目
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認定內容
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工作措施
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責任人
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一、管理體制
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（一）組織領導
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1、將數(shù)字檔案室建設列入議事日程，列入有關人員的崗位職責，及時解決人、財、物等實際問題。
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成立辦公室數(shù)字檔案室建設領導小組，及時解決人、財、物等實際問題
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李根法
傅仕法
何鐵峰
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2、數(shù)字檔案室建設納入本單位信息化建設總體格局之中。
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數(shù)字檔案室建設納入本單位信息化建設規(guī)劃
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（二）機構、人員、經費
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1、落實了數(shù)字檔案室管理人員，并相對穩(wěn)定。
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配備與數(shù)字檔案室工作量相適應的管理人員
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李根法
傅仕法
劉 笑
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2、管理人員經過計算機技能培訓并具備實際工作能力。
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檔案室管理人員經計算機培訓，能實際操作
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（三）管理制度
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建立健全本單位數(shù)字檔案室管理制度，包括電子文件歸檔制度，檔案數(shù)字化規(guī)程（技術標準），檔案安全保密制度，檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度，檔案數(shù)據(jù)管理維護制度，電子檔案鑒定銷毀制度，檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)和信息設備維護使用制度。）
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建立數(shù)字檔案室管理制度并堅持嚴格執(zhí)行
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傅仕法
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二、設備設施
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(一)硬件配備
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1、配備與數(shù)字化檔案工作相適應的專用電腦、掃描儀、打印機、光盤刻錄機、UPS電源以及數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機等。
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及時完成打印機、UPS電源、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機的采購
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任 明
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(二)軟件配備
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配備并使用經檔案行政管理部門認定的網(wǎng)絡原文版檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應同時具備檔案目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)的采集、管理和利用等功能。
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協(xié)助綜合檔案室完成網(wǎng)絡原文版檔案管理軟件的安裝開通
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何鐵峰
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(三)網(wǎng)絡配備
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檔案室計算機與單位辦公網(wǎng)、業(yè)務網(wǎng)連接，進行文件收集歸檔和檔案信息查閱利用。
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協(xié)助綜合檔案室完成檔案室計算機與本辦辦公辦公自動化系統(tǒng)的連接
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何鐵峰
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三、檔案數(shù)字化建設
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（一）目錄數(shù)據(jù)庫建設
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1、各類檔案錄入目錄數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)計算機檢索。
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文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案、特種載體檔案錄入文件級和案卷級，會計檔案錄入案卷級；要求錄入完整
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劉 笑
張莘昕
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2、按照《紹興市市直機關、企事業(yè)單位檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結構與交換格式》、《紹興市數(shù)碼照片檔案管理辦法》或行業(yè)標準開展錄入工作。
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數(shù)據(jù)錄入標準、規(guī)范
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（二）全文數(shù)據(jù)庫建設
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1、各類紙質檔案經過掃描完成全文數(shù)字化。
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保管期限為永久、長期(或30年)的文書檔案、業(yè)務檔案和科技檔案，保管期限為永久的會計檔案完成全文掃描
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金 近
王韻芳
張莘昕
葉 楠
施羽翔
金兆峰
陸澤華
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2、檔案數(shù)字化規(guī)范、質量符合要求。
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檔案數(shù)字化規(guī)范（掃描分辨率、格式等）質量符合要求
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3、電子檔案數(shù)據(jù)應與其目錄數(shù)據(jù)有效掛接。
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電子檔案數(shù)據(jù)與其目錄數(shù)據(jù)有效掛接
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何鐵峰
劉 笑
張莘昕
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（三）多媒體數(shù)據(jù)庫建設
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1、照片檔案數(shù)字化并符合質量要求。
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保管期限為永久、長期的照片檔案數(shù)字化
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張莘昕
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2、聲頻、視頻檔案數(shù)字化并符合質量要求。
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制作一定數(shù)量的聲頻、視頻檔案并錄入特種載體檔案目錄
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3、多媒體檔案數(shù)據(jù)應與其目錄數(shù)據(jù)有效掛接。
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多媒體檔案數(shù)據(jù)與其目錄數(shù)據(jù)有效掛接
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何鐵峰
劉 笑
張莘昕
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（四）電子文件數(shù)據(jù)庫建設
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1、本單位電子文件在辦公自動化平臺上流轉完畢經過歸檔直接進入檔案管理系統(tǒng)，做到各類電子文件完整歸檔。
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啟用OA系統(tǒng)發(fā)文管理模塊中本辦電子文件的流轉；及時歸檔，歸檔的電子文件收集齊全，整理規(guī)范
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何鐵峰
劉 笑
張莘昕
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2、電子文件數(shù)據(jù)應與其目錄數(shù)據(jù)有效掛接。
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電子文件數(shù)據(jù)與其目錄數(shù)據(jù)有效掛接
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四、數(shù)據(jù)管理
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1、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)應配備網(wǎng)絡安全設備或實施必要的網(wǎng)絡安全措施。
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檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)配備網(wǎng)絡安全設備或實施必要的網(wǎng)絡安全措施
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何鐵峰
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2、目錄數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化檔案應制作三套備份，其中兩套在本單位保存（一套聯(lián)機,一套脫機），一套送市檔案館。
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制作目錄數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化檔案的備份三套，其中一套送市檔案館
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劉 笑
張莘昕
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3、檔案室應配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件。
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歸檔電子文件存放在專用的電子文件柜（防磁柜）內
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4、各單位應指定專人負責檔案數(shù)據(jù)的維護與管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。
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明確專人負責檔案數(shù)據(jù)的維護與管理，消除安全隱患
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五、開發(fā)利用
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1、實現(xiàn)本單位檔案的在線查閱利用，并設置相應查閱利用權限。
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設置相應的查閱利用權限，實現(xiàn)在線查閱利用檔案
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李根法
劉 笑
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2、按照政府信息公開條例要求，在本單位互聯(lián)網(wǎng)上公布相關文件，提供利用服務。
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按照政府信息公開條例要求，在本辦互聯(lián)網(wǎng)上公布相關文件
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張莘昕
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3、按照市委、市政府及市檔案局要求，及時向電子文件中心上傳報送電子文件。
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及時向電子文件中心上傳報送本單位電子文件，上傳的電子文件符合要求
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劉笑
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4、通過網(wǎng)絡提交年檢材料，按時完成網(wǎng)上年檢。
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通過網(wǎng)絡提交年檢材料，按時完成網(wǎng)上年檢
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5、大事記、組織沿革、年鑒等編研材料，在網(wǎng)絡上提供利用。
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在本辦辦公辦公自動化系統(tǒng)上提供本辦的大事記、組織沿革、年鑒等編研材料
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