2017自考《檔案管理學》第十章復習：統(tǒng)計工作
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第十章 統(tǒng)計工作
一、 檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)容和任務
1、檔案統(tǒng)計，就是以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。
內(nèi)容包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計兩部分。
從統(tǒng)計的對象來看，分為兩方面：
A、對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計;
B、對檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計;
目前，我國檔案工作的基本情況統(tǒng)計，分為四個層次：
其一，全國檔案工作基本情況統(tǒng)計;
其二，專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計;
其三，地方(包括省、市、地、縣各級)檔案工作基本情況統(tǒng)計;
其四，檔案館、檔案室檔案工作情況統(tǒng)計。
2、任務
對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析， 提供統(tǒng)計資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。
二、 檔案統(tǒng)計工作的'意義、要求和步驟
1、 意義
A、是認識檔案工作的一種重要手段;
B、可以把定性分析和定量分析結(jié)合起來;
C、是檔案事業(yè)建設的一項重要的基礎(chǔ)工作;
D、可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供提供依據(jù)。
2、 要求
A、準確性、客觀性、科學性
B、遵循全國統(tǒng)計工作現(xiàn)代化的要求
統(tǒng)計指標體系完整化，
統(tǒng)計分類標準化，
統(tǒng)計調(diào)查工作科學化，
統(tǒng)計基礎(chǔ)工作規(guī)范化，
統(tǒng)計計算和數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)現(xiàn)代化，
統(tǒng)計服務優(yōu)質(zhì)化。
3、 步驟
A、統(tǒng)計調(diào)查
B、統(tǒng)計整理
C、統(tǒng)計分析
三、 檔案統(tǒng)計調(diào)查
1、 統(tǒng)計表報
2、 專門調(diào)查
四、 檔案統(tǒng)計資料的整理
統(tǒng)計分組： 簡單分組和復雜分組
五、 統(tǒng)計表
六、 綜合指標
1、 絕對數(shù)2、 相對數(shù)
檔案行政管理機關(guān)和檔案館的統(tǒng)計
一、 檔案構(gòu)成統(tǒng)計
總的說來，它是檔案館全部檔案材料現(xiàn)有數(shù)量和狀況的一種統(tǒng)計。要求將檔案館內(nèi)的全部檔案以其來源性質(zhì)分組，即分成：建國后檔案、革命歷史檔案、清代以前檔案、民國檔案等部分，并以此說明現(xiàn)有檔案數(shù)量和狀況。
二、 檔案利用統(tǒng)計
它是一種對各種類型檔案被各機關(guān)、各項工作利用的情況和程度的統(tǒng)計。
三、 檔案工作人員情況統(tǒng)計
它對于研究檔案館工作售貨員的需要量，各種干部的比例，各檔案館干部的對比分析和平衡，培訓工作的安排等，具有重要的.作用。
四、 檔案館建設狀況統(tǒng)計
檔案行政管理機關(guān)的任務之一，是負責檔案館網(wǎng)的規(guī)劃與籌建。這種統(tǒng)計對研究我國檔案事業(yè)的發(fā)展，是一種很有意義的資料。
五、 檔案室建立情況統(tǒng)計
檔案室是機關(guān)工作的重要組成部分，是現(xiàn)行機關(guān)檔案集中保管的機構(gòu)。檔案行政管理機構(gòu)及時了解檔案室建設的情況是非常必要的。這就要對檔案室的建設情況進行統(tǒng)計。
提供利用工作
一、含義
檔案工作的總目的，是提供檔案為社會主義事業(yè)服務。為了實現(xiàn)這個目的必須做一系列的工作，其中直接傳遞檔案信息為黨和國家各項工作服務的環(huán)節(jié)，稱為“檔案的利用服務工作”，或簡稱“檔案利用工作”，又稱“提供利用”。檔案利用工作的基本內(nèi)容，就是介紹和報道館(室)藏檔案的內(nèi)容和成分，通過各種方式為利用者實際提供文獻材料和情報信息，進行咨詢服務。
二、利用工作的地位
檔案的提供利用是檔案工作為社會主義事業(yè)服務的直接手段，它是兼承檔案工作內(nèi)外關(guān)系的一個重要環(huán)節(jié)，在檔案工作中占有突出地位。
它是檔案工作聯(lián)系社會的一個窗口，是衡量檔案工作好壞的.主要標志。
它在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對整個檔案工作具有一定的檢驗和推動作用。
總之，它是檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。
三、注意問題
1、服務思想
A、 全面地為檔案用戶服務
B、 及時地為檔案用戶服務
C、 準確地為檔案用戶服務
D、 有效地為檔案用戶服務
2、正確處理提供利用與保密之間的關(guān)系
提供利用和保密，從根本上來說是一致的。提供利用時要注意保密，保密是限定了利用的對象和范圍，是為了更好地利用。
澄清“利用危險，保密保險”以及“歷史檔案無密可保”的錯誤思想。
要認真深入地審定檔案內(nèi)容，根據(jù)時間、地點和條件的變化情況，調(diào)整檔案的密級，逐步擴大開放范圍，減少煩瑣的批準手續(xù)，方便廣大利用者的正常利用。
檔案提供利用的途徑與方式
一、基本途徑
1、提供檔案原件
2、提供復制品
3、提供檔案信息加工品
二、幾種主要的方法
1、檔案閱覽服務(二史館閱覽室、廣西區(qū)檔案館閱覽室)
2、外借服務
3、制發(fā)復本
4、展覽與陳列服務(二史館陳列室、廣西區(qū)檔案館閱覽室)
5、制發(fā)檔案證明服務
6、檔案目錄信息服務
7、檔案咨詢
檔案用戶調(diào)研工作
一、檔案用戶需求調(diào)研的原則
1、客觀性原則
2、針對性原則
3、全面性原則
4、服務性原則
二、影響檔案用戶的主、客觀因素
(一)社會因素
1、社會政治因素
2、社會經(jīng)濟因素
3、科學文化因素
(二)檔案工作因素
1、檔案工作的方針和政策
2、檔案管理工作的水平
3、檔案利用服務工作的`質(zhì)量
(三)檔案用戶自身因素對其利用需求的影響
1、檔案用戶的職業(yè)因素
2、檔案用戶的知識水平
3、檔案用戶的工作經(jīng)驗
三、檔案用戶需求的構(gòu)成
1、學術(shù)用戶需求
2、實際利用需求 工作、生產(chǎn)、科研等
3、普遍利用需求
四、幾點帶規(guī)律性的問題
1、受社會因素的影響
2、宣傳報道對檔案用戶需求的影響
3、檔案用戶需求心理的求便心理
4、檔案用戶利用檔案的行為結(jié)果對其以后需求行為的影響
開放檔案工作
一、開放檔案的含義
開放檔案就是將一般可以公開和保密期限滿的檔案，解除“禁閉“，向社會開放，允許檔案用戶在履行簡便的手續(xù)后，即可通過一定的方式，進行開發(fā)利用。
《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化等類的檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益經(jīng)及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年。
二、開放的意義
1、開放檔案是有得于社會進步的新方針，是加快我國政治民主化的一個新步驟。公民享有利用檔案信息資源的權(quán)利。
2、開放檔案也是現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項重大措施。由封閉型、半封閉型向開放型的方向轉(zhuǎn)變。
3、開放檔案可以促進檔案館的各項業(yè)務建設。
三、開放檔案的條件
1、物質(zhì)條件
2、檢索條件
3、制度條件
4、社會檔案意識條件
四、開放檔案的鑒別
1、確定開放期
2、開放檔案鑒別工作的組織領(lǐng)導
成立鑒定小組，經(jīng)鑒定后，報本級檔案行政部門批準后開放; 把握不定的檔案，鑒定小組應報本級人民政府審批。
3、檔案的解密、降密
依照<<各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制范圍的暫行規(guī)定>>：各級檔案館保存的涉密檔案，其解密工作，由各級國家檔案館負責進行。
一般原則和辦法是：
A、未進館的1991年1月1日前形成的涉密檔案，由各檔案形成機關(guān)、單位負責解密;對館藏將滿30年的涉密檔案，原檔案形成者認為仍屬國家機密的，應當自該檔案屆滿30年之日前6個月，以文件形式通知有關(guān)的檔案行政機關(guān)或檔案館;過期未通知的，由檔案館進行處置;
B、1991年1月1日以后形成的涉密檔案，未接到保密期限變更通知的，自保密期限屆滿之日起，即自行解密;
C、各檔案館保存的經(jīng)濟、科學、文化類的涉密檔案，有必要提前向社會開放的，應向檔案形成機關(guān)發(fā)出要求提前解密的`通知，有關(guān)機關(guān)接到通知的半年內(nèi)應予以答復，否則，檔案館可根據(jù)有關(guān)辦理;
D、撤銷機關(guān)的，由承擔其職能的單位負責;如無，則由檔案館負責處理。
凡涉及下屬內(nèi)容的檔案，均應控制使用，不可開放。
——凡對社會開放會影響黨內(nèi)團結(jié)、黨和國家機關(guān)工作正常開展，危害國家安全、社會安定，損害國家利益的檔案。
——凡對社會開放有損于個人形象、尊嚴、聲譽、人身安全的檔案。
——凡對社會開放會影響兩黨、兩國政黨關(guān)系及其他對外關(guān)系的檔案。
——凡對社會開放會削弱我國經(jīng)濟實力、科技實力的檔案。
——機關(guān)、單位及個人移交、捐贈、寄存檔案時明確提出不能開放的檔案。
——其他會影響黨和國家利益的，不宜對社會開放使用的檔案。
五、開放檔案公布
1、開放檔案的公布權(quán)
<<中華人民共和國檔案法>>規(guī)定：屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者個人公布;未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機關(guān)同意，任何組織和個人無權(quán)公布。
集體和個人所有的檔案，檔案的所有者有權(quán)公布，但必須遵守國家有關(guān)規(guī)定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。
2、公布檔案的方式
《中華人民共和國檔案法實施辦法》： 通過報紙、刊物、圖書等出版物發(fā)表;通過電臺、電視臺播放;陳列、展覽檔案或其復制件;出版發(fā)行檔案史料;公開出售復制件;散發(fā)或者張貼檔案復制件;在公開場合宣讀、播放檔案原文等。
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