秘書(shū)講述：如何做老板身邊的紅人

　　昨天是一年一度的秘書(shū)節(jié)。毫無(wú)疑問(wèn)，女性是秘書(shū)職業(yè)的主力軍，作為老板身邊的紅人，女秘書(shū)們?nèi)绾未蚶碜约汉屠习濉⑼�事的關(guān)系？有什么獨(dú)特的方法？下面兩位女秘書(shū)的故事，也許會(huì)給你一些啟發(fā)。

　　向上主動(dòng)傾聽(tīng)換來(lái)器重

　　李蘭，26歲，房地產(chǎn)企業(yè)秘書(shū)。

　　整天和老板打交道，我奉行的原則是“多聽(tīng)，少說(shuō)，多做”。絕大多數(shù)情況下，我的主要工作就是上情下達(dá)，按照老板的指示行事。我一直覺(jué)得，作為秘書(shū)學(xué)會(huì)主動(dòng)傾聽(tīng)是必備的一種能力，因?yàn)榻^大多數(shù)情況下，很多決策規(guī)定都是老板已經(jīng)拍板了才會(huì)告訴我，直接讓我去執(zhí)行。這個(gè)時(shí)候，我只要聽(tīng)明白老板的話，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)了他的意圖，然后去執(zhí)行就是了。正是由于善于主動(dòng)傾聽(tīng)，偶爾老板還主動(dòng)征求我的看法，此時(shí)我有種被重視的敢覺(jué)。

　　比如，老板交代重要事情時(shí)，我絕對(duì)是“洗耳恭聽(tīng)”，從來(lái)不會(huì)輕易地打斷他，而是集中精力聽(tīng)，中間適當(dāng)用“嗯”、“好的”極少的詞語(yǔ)，伴隨著適當(dāng)?shù)谋砬樯駪B(tài)，來(lái)回應(yīng)老板的話。一般老板在吩咐完后會(huì)問(wèn)我是否清楚了，此時(shí)如果確實(shí)有些話沒(méi)有聽(tīng)明白，我會(huì)適時(shí)提出來(lái)。

　　在自己因犯錯(cuò)挨老板罵時(shí)，我的經(jīng)驗(yàn)是千萬(wàn)不要多說(shuō)話，只要站在那里，表現(xiàn)出悔改的神態(tài)，盡管讓老板罵就是了。很多情況下，老板在批評(píng)你幾句后，見(jiàn)你沒(méi)有辯解，會(huì)主動(dòng)收住話的。

　　有一次，我在給老板起草的講話稿中把一個(gè)重要數(shù)據(jù)搞錯(cuò)了，在與客戶的談判中讓老板非常尷尬�；貋�(lái)后，老板把我叫到辦公室，老板先批了我?guī)拙�，�?jiàn)我沒(méi)有任何辯解，老板就不批評(píng)了：“你先回去吧，以后注意�！焙芏鄷r(shí)候是因?yàn)槟愎懿蛔∽约旱淖欤�老想說(shuō)話為自己辯解，而老板正在氣頭上，不希望你打斷他，于是出現(xiàn)了你越解釋，老板越上火，自然你就被罵的越多。

　　向下平等溝通贏得尊重

　　林女士，34歲，大型企業(yè)資深秘書(shū)。

　　一些秘書(shū)覺(jué)得自己是老板身邊的紅人，把周圍的同事不放在眼里，動(dòng)輒頤指氣使，把自己當(dāng)成所謂的領(lǐng)導(dǎo)，這樣往往導(dǎo)致自己人緣極差。不尊重別人，自然也就得不到別人的尊重。

　　我們是大型國(guó)企，我也給公司領(lǐng)導(dǎo)做秘書(shū)近10年了，無(wú)論是資歷，還是人際關(guān)系，自以為很有心得�，F(xiàn)在做什么事都講建設(shè)性，比如建設(shè)性談判、建設(shè)性意見(jiàn)等。我覺(jué)得秘書(shū)在與同事溝通上也要講究建設(shè)性，就是不損害、甚至在改善和鞏固人際關(guān)系的前提下，同別人進(jìn)行確切、誠(chéng)實(shí)的人際溝通。而且這種溝通的前提是平等，尊重他人。

　　秘書(shū)整天圍著領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)，難免會(huì)給其他同事造成一些壓力和誤解。當(dāng)你同他們溝通時(shí)，他們往往會(huì)把你看成“領(lǐng)導(dǎo)的人”，對(duì)你有畏懼感，不給你說(shuō)實(shí)情，導(dǎo)致有些實(shí)際情況你無(wú)法了解，你也就不可能如實(shí)反映給領(lǐng)導(dǎo)了。這個(gè)時(shí)候，你要把握好自己的身份和說(shuō)話的方式，讓同事感覺(jué)到你是在平等地跟他溝通交流，而不是替領(lǐng)導(dǎo)發(fā)號(hào)施令，更不是越俎代庖批評(píng)員工。

　　有時(shí)候，還要站在對(duì)方立場(chǎng)考慮問(wèn)題，因?yàn)闇贤ǖ哪康氖窃谟诮鉀Q問(wèn)題，比如有些事情的確存在著客觀困難，一時(shí)半會(huì)不好解決，而領(lǐng)導(dǎo)又要求盡快解決，怎么辦？換位思考，理解同事的難處，然后通過(guò)溝通一起找辦法，實(shí)在沒(méi)轍了，把實(shí)情告訴領(lǐng)導(dǎo)，再爭(zhēng)取時(shí)間。這樣不但會(huì)贏得好人緣，更會(huì)應(yīng)到同事的尊重和感激。

　　拓展知識(shí)：秘書(shū)工作原則

　　三講

　　講規(guī)則

　　“接球不發(fā)球、打球不持球”，是辦公廳（室）工作的基本規(guī)則。辦公廳（室）的工作要么來(lái)自領(lǐng)導(dǎo)交辦，要么來(lái)自部門或者地方的請(qǐng)示。工作中，不是我們想干什么，而是領(lǐng)導(dǎo)、部門或地方需要我們干什么；我們的任務(wù)是來(lái)什么干什么，而不能想什么做什么。必須健全各項(xiàng)制度，實(shí)行規(guī)范化管理，做到人人責(zé)任分明，處處有章可循。

　　講程序

　　只有程序到位，審核把關(guān)才能不缺位；程序一旦有疏漏，就可能做成“夾生飯”，給工作帶來(lái)麻煩甚至問(wèn)題。講程序，就是要按程序辦事，對(duì)內(nèi)堅(jiān)持一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)，確保各項(xiàng)工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)；對(duì)外注意發(fā)揮部門（業(yè)務(wù)單位）的作用，不能越俎代庖。

　　講時(shí)效

　　辦公廳（室）位居中樞，效率高低關(guān)系全局工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書(shū)工作人員必須牢固樹(shù)立時(shí)效觀念，對(duì)于普通文電，做到當(dāng)天處理不過(guò)夜；對(duì)于復(fù)雜文電，要有時(shí)限要求，難以處理的，要及時(shí)請(qǐng)示，盡早解決問(wèn)題。

　　三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)

　　出手事件無(wú)硬傷

　　該走的程序要到位，該把的關(guān)要把住，確保每個(gè)件不犯邏輯不清、錯(cuò)別字等低級(jí)錯(cuò)誤。在匯報(bào)每個(gè)事件、工作的時(shí)候，都要問(wèn)問(wèn)自己：這項(xiàng)工作自己是否滿意，還有什么疑問(wèn)，有什么地方不放心、不踏實(shí)，然后回頭仔細(xì)查找。

　　出手事件問(wèn)不倒

　　對(duì)于交付和出手的事件，不論是小到一段文字、一張圖片還是大到一份合同、招標(biāo)文件等，自己應(yīng)當(dāng)沒(méi)有疑惑之處，做到情況清、政策清、法規(guī)清，讓領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)不倒。換句話說(shuō)，要把文、把事辦明白，不能糊里糊涂向上報(bào)。

　　不滿意的不出手

　　自己不滿意的事情，領(lǐng)導(dǎo)往往也不會(huì)滿意。任何一件經(jīng)手的事情，在時(shí)間允許的情況下，都要自己滿意了才能出手。

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