恒大招標采購管理辦法

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　　總 則

　　一、采購管理范圍

　　本規(guī)程是公司購買原材料、物資、零部件、設(shè)備、辦公用品、勞動保護用品以及其他物資過程中的決策、價格監(jiān)督、質(zhì)量檢驗等行為的基本規(guī)范。

　　二、采購管理原則

　　按照科學有效、公開公正、比質(zhì)比價、監(jiān)督制約的原則，建立健全采購管理的各項制度，防止采購過程中的不正當行為發(fā)生。

　　采購管理機構(gòu)和采購管理體制

　　一、采購管理機構(gòu)

　　負責使用部門及工程方面日常物資、材料、設(shè)備采購;

　　負責物資采購的詢價、議價、比質(zhì)、比價及招標;

　　負責采購合同的擬訂、簽訂;

　　負責按時、按質(zhì)、按量地采購使用部門所需各種物資;

　　負責物資采購管理制度和各崗位職責的制定;

　　負責物資采購員的監(jiān)督與管理;

　　負責對供應(yīng)商的開發(fā)與管理;

　　負責與使用部門、倉管部門的溝通與協(xié)調(diào);

　　采購工作的監(jiān)督管理機構(gòu)，專司采購監(jiān)督管理職能;

　　配合采購部制定和完善各項采購工作制度、流程;

　　會同采購部定期參與大宗物資、材料的招標、評審以及供應(yīng)商的甄選;

　　定期收集采購信息需求，嚴把采購價格關(guān)、質(zhì)量關(guān)、實用關(guān)，及時向管理層反饋意見;

　　嚴格執(zhí)行各項采購工作紀律。

　　采購監(jiān)督機構(gòu)

　　1、工程部

　　2、綜合部

　　3、財務(wù)部

　　4、經(jīng)營部

　　事前價格審核;

　　參與大宗物資材料的采購;

　　監(jiān)督采購價格，控制采購成本;

　　采購紀律檢查。

　　驗收機構(gòu)

　　1、庫管員

　　2、使用部門

　　3、項目經(jīng)理

　　各類物資、材料的驗收、管理，建立臺帳和材料數(shù)據(jù)庫;

　　及時反饋物資使用信息，按月統(tǒng)計物資使用情況。

　　二、采購管理體制

　　(一)采購決策管理

　　1、建立健全物資采購決策程序，根據(jù)采購物資類別和金額的大小，實行分級分權(quán)管理，明確各級管理者、各有關(guān)部門及人員的權(quán)限。

　　2、除特殊情況外，大宗物資及其它金額較大物資采購的重大事項，由公司決策層和相關(guān)部門負責人通過會議或其他的形式實行決策。

　　3、加強對采購物資的價格、質(zhì)量、數(shù)量的監(jiān)督，設(shè)立物資采購監(jiān)管委員會。

　　4、使用部門、項目經(jīng)理、庫管員對其審批的物資采購負有審查、監(jiān)督責任。

　　(二)比質(zhì)比價采購

　　1、采購部要廣泛收集采購物資的質(zhì)量、價格等市場信息，掌握主要采購物資信息變化，并根據(jù)市場做到比質(zhì)、比價采購。

　　2、除僅有唯一供貨商或公司生產(chǎn)經(jīng)營有特殊要求外，公司大宗物資的采購應(yīng)當選擇三個以上的供貨商，從質(zhì)量、價格、信譽等方面擇優(yōu)進貨。

　　3、采購部大宗物資采購及有特殊要求的物資采購，應(yīng)當審查供貨商資格;對已確定的供貨商，應(yīng)當及時掌握其質(zhì)量、價格、信譽、服務(wù)變化情況。

　　4、采購中心大宗物資的采購以及其他較大金額的物資采購，具備招標采購條件的，應(yīng)實行招標采購。

　　(三)價格監(jiān)督

　　1、采購監(jiān)管委員會人員應(yīng)當嚴格履行職責，監(jiān)督采購價格，控制采購成本。

　　2、大宗物資應(yīng)當經(jīng)價格監(jiān)督部門事前進行價格審核，采購部應(yīng)當在價格監(jiān)督部門審核的價格內(nèi)進行采購，特殊情況除外。

　　3、采購監(jiān)管委員會應(yīng)當對所采購的物資的價格單據(jù)進行審核，對未在審核的價格內(nèi)或高于市場價格進行采購而損害公司利益的，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導反映并提出處理意見。

　　4、物資采購監(jiān)管委員會等價格監(jiān)督職能的部門或人員應(yīng)當及時了解、掌握大宗采購物資的市場價格，并對其審核的物資采購價格承擔相應(yīng)責任。

　　(四)質(zhì)量檢驗監(jiān)督

　　1、庫管員及各使用部門應(yīng)對采購物資進行質(zhì)量檢驗和驗證，進行質(zhì)量監(jiān)督與使用信息反饋，采購物資未經(jīng)質(zhì)量檢驗或驗證不予辦理正式入庫和結(jié)算手續(xù)，特殊情況除外。

　　2、采購部應(yīng)當根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要完善必要的質(zhì)量、計量檢測條件。不具備檢測條件的需要對采購物資進行檢驗的，可以委托檢驗或要求供貨商出具國家認定的檢測機構(gòu)的質(zhì)量檢驗報告。

　　3、質(zhì)量檢驗或驗證人員應(yīng)當嚴格按標準和程序進行檢驗和驗證，并對檢驗、驗證結(jié)果承擔責任。

　　4、對大宗采購物資，采購中心可以根據(jù)需要留樣存檔，并進行復檢。

　　采購管理信息庫建設(shè)

　　一、建立物資材料價格數(shù)據(jù)庫

　　在工程部電腦上建立一套統(tǒng)一的物資價格數(shù)據(jù)庫，增加各類物資價格透明度，使公司領(lǐng)導及時準確掌握各類物資的最新信息和動態(tài)，最大限度的降低企業(yè)物資采購成本。

　　二、建立合格物資供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫

　　健全供應(yīng)商管理制度，建立合格物資供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，及時更新合格供應(yīng)商信息，通報對違反規(guī)定的供應(yīng)商的處罰。方便查詢供應(yīng)商的最新物資價格、交易記錄、信譽等級、售后服務(wù)水平，以利于各公司做出相應(yīng)調(diào)整，避免因信息不暢，致使公司利益受損。

　　三、采購信息數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)計分析

　　工程部每月定期向公司提交當月各類物資進銷存明細及使用情況，由采購部根據(jù)匯總數(shù)據(jù)及供應(yīng)商最新動態(tài)，對當月采購信息數(shù)據(jù)進行匯總和統(tǒng)計分析，按照物資材料的采購價格進行由高到低排序，生成物資采購匯總數(shù)據(jù)庫。

　　四、財務(wù)審計部門的有效監(jiān)督

　　為保證采購信息數(shù)據(jù)的真實、準確、有效，物資采購監(jiān)管委員會應(yīng)加大監(jiān)督力度，管理部門可以根據(jù)采購信息數(shù)據(jù)庫保留對采購人員責任的追溯權(quán)。

　　通過采購信息數(shù)據(jù)庫的公布和統(tǒng)計分析，加上采購監(jiān)管委員會的有效監(jiān)督，保證了采購數(shù)據(jù)的真實、準確、有效，有利于采購成本的降低，使公司實現(xiàn)了材料核算、成本分析、材料管理和財務(wù)管理的一體化，由此實現(xiàn) “陽光采購”平穩(wěn)運行。

　　采購管理規(guī)定

　　一、采購工作基本要求

　　1、未經(jīng)審核批準的申購物資一律不得采購;

　　2、在同等質(zhì)量，同等價格的情況下，應(yīng)選擇就近采購;

　　3、對長期訂貨和大額款項的采購，應(yīng)通過簽訂合同和實行銀行結(jié)算;

　　4、在比價過程中，嚴格執(zhí)行同類企業(yè)比質(zhì)量，同等質(zhì)量比價格，同樣價格比信譽，擇優(yōu)確定供應(yīng)商;

　　5、對于先試用后采購的物資，不得在試用鑒定前采購。

　　6、大宗物資實行集中采購，以邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源和定點、定向等多種方式采購。

　　凡進行大宗材料物資的采購活動，必須實行三方參與的原則，即在公司統(tǒng)一領(lǐng)導下，由采購部、使用部門、采購監(jiān)管委員三方共同參與大宗物資(設(shè)備)的采購。

　　二、物資采購管理

　　1、日常辦公用品及大宗物資的采購，實行按月上報采購計劃。各單位編制采購計劃時，要從實際經(jīng)營需要出發(fā)，避免盲目提報，由于上報物資采購計劃失誤，造成物資積壓損失，由申購公司/部門負責人承擔責任。

　　2、如臨時需要應(yīng)急采購的，則應(yīng)至少提前3小時并經(jīng)公司領(lǐng)導批準下使用企業(yè)備用金采購，由相關(guān)采購人員負責采買。

　　3、計劃外急需采購的物資，由使用部門填制《急需物資申購單》，部門負責人簽字，公司分管領(lǐng)導簽署意見。經(jīng)總經(jīng)理批準后報采購部根據(jù)所需物資的單價及數(shù)量比照既定標準進行采購，采購部應(yīng)向使用單位明確到貨期限，如未能按既定時間到貨需向使用單位說明原因并積極配合解決。

　　4、使用部門在填寫相關(guān)申購單時，務(wù)必寫清所購物資的品名、規(guī)格、型號、單位、數(shù)量等信息，如因申購單填寫不清，而影響采購進度的，后果由本部門自負。

　　5、 物資采購時必須嚴格按照采購原則、采購計劃進行采購，保證做到不錯訂、不漏訂，及時準確做好物資貨源落實工作。

　　6、采購部備有一定數(shù)額的采購備用金，用于應(yīng)急采購與需現(xiàn)付的零散物資采購。備用金所購應(yīng)急物資，購入后仍需補齊相關(guān)手續(xù)，方可予以報銷。

　　7、簽訂物資采購合同時，要嚴格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確標的、數(shù)量、規(guī)格、型號、價格、質(zhì)量標準、交貨期、交貨地點、結(jié)算方式、運雜費承擔者、包裝、運輸、驗收方式。

　　注明保修年限、保修期結(jié)束后的零配件提供及價格、年限等事項，簽訂合同各方經(jīng)濟責任以及其它需要明確的事項，一般按照先到貨驗收后付款的原則進行，特殊情況先款后貨的需經(jīng)相關(guān)負責人批準。

　　8、對短缺物資，采購員應(yīng)及時反饋信息，并征求使用部門意見，經(jīng)使用部門同意后方可采購代用品，并做好存檔備案。否則，出現(xiàn)后果由采購員負責。

　　9、采購人員必須按采購作業(yè)期限運作，對不按計劃要求及質(zhì)量要求采購，造成經(jīng)濟損失的，均由采購人員承擔責任。

　　10、因特殊原因，采購員未能及時完成采購任務(wù)或無法按周期采購物資的，應(yīng)及時告知采購部門負責人并說明異常原因，提出相應(yīng)意見方案。

　　采購部負責人應(yīng)及時與申購部門反饋和溝通，擬定補救辦法和處理對策，特別重大事項，應(yīng)匯報總經(jīng)理。

　　采購監(jiān)管委員會

　　一、組織機構(gòu)設(shè)置

　　組長：XXX

　　委員：XXX

　　二、采購監(jiān)管委員會與采購部的關(guān)系

　　采購監(jiān)管委員會在公司董事會的領(lǐng)導下，負責對采購部定期進行采購信息反饋和監(jiān)督管理，是服務(wù)與監(jiān)督的關(guān)系。

　　三、采購監(jiān)管委員會主要職能

　　詳見第二章“采購管理機構(gòu)”

　　四、采購監(jiān)管委員會工作制度

　　1、會議制度。

　　2、信息反饋制度。

　　采購監(jiān)管委員會應(yīng)及時加強采購信息交流溝通，達到采購信息資源共享，貨比三家，物美價廉之功效。

　　采購監(jiān)管委員會每月將工作開展情況向采購部通報，并向總經(jīng)理及時匯報。

　　3、采購物資驗收把關(guān)制度。

　　采購監(jiān)管委員會負責對采購物品價格、質(zhì)量驗收、審核把關(guān)，對供應(yīng)商因質(zhì)量、價格產(chǎn)生的欺詐行為及時向采購部通報，并提出對供應(yīng)商的懲罰意見。

　　供應(yīng)商管理規(guī)定

　　為了促進供應(yīng)商與我公司建立健康、和諧、穩(wěn)定的供需關(guān)系，促使供應(yīng)商保證產(chǎn)品質(zhì)量、降低成本、供貨及時，提高服務(wù)水平，對供應(yīng)商管理做如下規(guī)定：

　　一、凡是有可能或已經(jīng)與我司發(fā)生業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商，并具有與其所承擔的供應(yīng)物資相應(yīng)的經(jīng)濟實力和資信等級的供應(yīng)商都在本規(guī)定的范圍。

　　二、各相關(guān)部門職責

　　(一)使用部門職責

　　1、對工程材料、專業(yè)材料和設(shè)備等物資，須由各專業(yè)技術(shù)指定責任人到場進行物資驗收工作，以確保質(zhì)量。

　　2、負責提供物資在使用過程中的實際情況及出現(xiàn)的問題。

　　(二)庫房職責

　　1、負責對供應(yīng)商到貨物資的驗貨、收貨工作，辦理入庫手續(xù)。

　　2、及時將供應(yīng)商交貨期限、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平向采購部反饋，并提出意見。

　　3、每月定期向采購部提交當月各類物資進銷存明細及使用情況。

　　(三)采購部職責

　　1、做好供應(yīng)商的開發(fā)工作，積極尋找貨源，開辟新的供貨渠道，對于同類產(chǎn)品，應(yīng)至少備有兩家以上供應(yīng)商，以便做到價格互補、貨源互補。

　　2、做好供應(yīng)商的管理工作，及時對違反合同規(guī)定的供應(yīng)商進行處理，不定期抽檢供應(yīng)商送達的貨物，到收貨現(xiàn)場監(jiān)督驗貨，督促供應(yīng)商貨物配送的及時性，以確保使用部門的正常供應(yīng)。

　　3、負責收集和建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，考察評估供應(yīng)商的資質(zhì)，建立《合格供應(yīng)商名冊》，隨時為開辟新的供貨渠道做好準備。

　　4、負責定期對供應(yīng)商進行評估、考核和甄選工作。每月依據(jù)供應(yīng)商交貨的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期限、服務(wù)態(tài)度、產(chǎn)品價格及履約能力等方面進行評分并通知供應(yīng)商。

　　5、與常用物資供貨商簽訂相關(guān)的《供貨承諾書》。

　　三、對供應(yīng)商的獎懲規(guī)定。

　　1、對于履約能力強，信譽好、送貨及時、提供高性價比物資的供應(yīng)商，給予及時結(jié)帳，并將其列入次年的合作對象。

　　2、對于存在“以次充好”、“以少充多”行為的供應(yīng)商，將予以堅決打擊、制止，應(yīng)扣罰其相應(yīng)部分的貨款，并取消供應(yīng)商供貨資格。

　　3、對于無法與各公司良好配合、出現(xiàn)重大問題無法改善的或經(jīng)評定連續(xù)數(shù)月未達標的供應(yīng)商將取消供貨資格。因無法找到替代的合格供應(yīng)商，暫時保留其供應(yīng)商資格，但須將評鑒結(jié)果通知供應(yīng)商并責令其改進。

　　4、貨物配送由供應(yīng)商送貨的，應(yīng)在訂立合同時談定預交信譽保證金與質(zhì)量保證金。供應(yīng)商未能在指定時間將所訂物資送抵指定地點的，扣繳一定數(shù)額的信譽保證金;供應(yīng)商所送物資質(zhì)量因不符合同所約定的，應(yīng)扣繳一定數(shù)額的質(zhì)量保證金。

　　四、加強物資供應(yīng)商的信息管理工作。

　　1、加強與供應(yīng)商的信息溝通，及時了解重要物資生產(chǎn)廠家的價格變化趨勢及產(chǎn)品更新動態(tài)。

　　2、定期開展供應(yīng)商調(diào)查活動，根據(jù)供應(yīng)商返回的《供應(yīng)商調(diào)查表》，建立供應(yīng)商資質(zhì)等相關(guān)內(nèi)容的《合格供應(yīng)商名冊》。根據(jù)使用部門反饋的產(chǎn)品的質(zhì)量、服務(wù)水平等信息，及時做出相應(yīng)的調(diào)整，以便更好地處理在供需中所存在的問題。

　　3、分管的采購人員應(yīng)詳盡記錄本人經(jīng)辦的采購物資使用部門反饋信息，為評價供應(yīng)商提供相關(guān)信息資料支持。

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